1.熟悉产品市场
首先要熟悉公司产品，了解产品功能、用途、特点、优势等，了解产品的主要应用领域。
2.开发客户资源
通过Google搜索引擎、B2B商业平台、官方网站、社交平台、展会等途径去推广产品和开发客户资源。
3.跟进报价磋商
在于客户建立了联系以后，需要积极向客户宣传公司的产品并为客户提供产品或相关方案答疑、技术支持。同时客户会不间断地询价，索取报价方案。因为客户询价和参考的企业会不止一家，所以需要进一步洽谈、磋商和报价以及跟进。通常报价会分成4个阶段：客户询价、回盘报价、双方议价、双方达成协议并拟定合同。
4.签订商业合同
在正式签订合同协议之前，通常需要按照客户的要求制作一份形式发票（Proforma Invoice），简称PI。形式发票的内容通常包含：产品规格、颜色、材质、价格条款、数量、包装方式、付款方式、运输方案、交期等。经过双方确认无误并同意相关的条款以后，正式签订购货合同（Purchase Order），合同格式和具体方案可以由客户方面制定也可以由出口商自己制定，然后经双方盖章签字确认，合同正式成立。
5.安排生产计划
在双方签字确认以后，基本上可以初步认定合同是成立的。并可以通知相关产品计划部门（包括研发部、生产部、采购部、仓储部、计划中心）制定产品生产相关计划。例如，可以让研发部门确认方案、采购部拟定采购方案、生产部做好设备调整和人员协调计划等。
6.合同款项查收
通常情况下签订合同以后，还需要和客户商量确定相关的预付款项（或订金）。正常情况下客户那边会在签字和盖章确认合同事项后的一周内安排打款，部分是因为客户那边需要走内部审核流程以及财务运作流程。另外也有的客户处于考虑或者其他原因会延迟合同付款。此时，作为出口商需要做好跟进与确认。
7.业务合同审批
在收到客户订单确认书（合同）和客户订金以后，业务人员首先要做出业务审核表。按“出口合同业务审核表”的项目如实填写。尽可能地将各项涉及合同条款的信息列明。
8.下达生产通知
业务合同审批完成以后，就可以根据相关内容将其转化成内部生产计划单（或订单合同评审表），并找相关部门（研发部、PMC、生产部、工程部、采购部、生产管理部等）负责人签字确认，然后下达生产通知。
9.生产备货跟进
生产跟进又分为：前期跟进、中期跟进、后期跟进。前期跟进，主要跟进物料（交期、质量、数量）、基础零配件生产情况和质量监督；中期跟进，主要跟进组件和半成品的生产进度、质量检测情况并做好制程检验报告向客户反馈生产进度；后期跟进，主要跟进半成品的组装、质量检验、性能测试（如：防水试验、高温老化检验）、包装刷唛等，并向客户反馈生产进度、做好唛头和包装其他有特殊要求的项目确认（如图文和Logo以及颜色等信息）。同时告知后期验货安排、大致的出货时间，以便客户做好相关准备工作。
10.预约安排验货
如果客户方面需要在发货和付尾款之前做验货，则出口商方面需要协助做好相关工作。如提前安排好货物，约定好验货时间，安排好相关管理负责人协助讲解。验货完后与验货员或者客户要求的验货公司负责人共同完成验货报告并及时发给客户审核和确认。
11.制备报关文件
基本文件包括：商检部分单据文件和报关单据文件两部分。
【1】商检准备单据：按照采购订单（或信用证）要求，根据生产部（工厂）提供的装箱资料等制作出口合同、商业发票、报关委托书、信用证副本、核销单、装箱单以及准备其他文件，如报检单、工厂检验报告、出口包装证等（这部分工作可以交由跟单人员和单证员配合完成）。
【2】报关准备单据：报关单、报关委托书、报检委托书、装箱单、出口合同、商业发票、货物托运单或运单、原产地证、相关许可证、产品认证证书、熏蒸证、商检换证凭单等（在商检通过后部分单据可以省去）。
12.商检报验跟进
报关前需要办好申请报验和领证工作。凡是列入商检机构规定的“种类表”中的商品（即属法检的出口商品）以及根据信用证贸易合同中规定由中国进出口商品检验局检验出征的商品，均需在出口报关前填写“出口检验申请书”申请商检以办理出口商品检验证书。在货物备齐以后附带上相关单证文件便可以向商检局申请，只有取得商检局发给的合格检验证书，海关才准放行，凡是检验不合格的货物一律不准出口。
13.租船订舱配载
【1】如果跟客户签订的合同是FOB CHINA（...Named place）条款，通常客户会指定运输代理或者船公司。作为出口方，货好以后要尽早与客户指定货代取得联系，告知发货意向，同时要向客户指定的货代或船公司索要“Booking Form”即订舱委托书格式文件，并咨询关于出口到目的港的详细船期，船期对于出口方安排出货非常重要。要确认工厂的交货期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订舱通知，通常在开船一周前可以拿到定仓纸（进仓单）。
【2】如果是由卖方支付运费，如CIF或CFR及DDP（门到门）条款。出口方应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。开船前两周书面订舱，程序同上。
14.安排拖车拖柜
【1】货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应该选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。需要给拖车公司传真以下资料：
订仓确认书（或放柜图纸），船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
【2】传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
【3】要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。（注意：装柜前后需要打开拖车集装箱箱门进行拍照留底）
15.货物集港跟踪
洽妥船舶或舱位后，货方应在规定的时间内将符合装船条件的出口货物发送到港区内的指定的仓库或货场，以便顺利装船作业。
当船舶到港，装货计划确定后，按照港区进货通知并在规定的期限内，由托运人办妥集运手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次请，件事清，标志清。要特别注意与港区，船公司以及有关的运输公司或铁路保持密切联系。
16.安排出口报关
【1】委托报关
在拖柜同时（或装柜后）将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等（这些一般都是货代和报关行联系安排）。
【2】自理报关
出口方具备进出口经营权同时在海关有注册登记和备案，另外还有自己的进出口报关员。这样的条件下可以自行办理报关，省去一部分的费用。自理报关须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。
17.办理货运保险
国际物流是一个漫长的过程，为了降低货物风险损失，在物流这块需要买保险。类似EXW（出厂价）及FOB（离岸价）贸易方式的订单，运输保险由客户自己安排除外。通常双方在签订《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。凡是以CIF、DDP（门到门）或CFR条件成交的均属于卖方安排运输和投保。货运保险通常要求在船开前2-3天就要安好。
常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分基本险别和附加险别两类。
18.装船出运确认
海关放行后，发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系，查看现场货物并做好装船准备，理货人员负责清点货物，逐票装船。港口装卸作业区负责装货，并按照安全积载的要求，做好货物在舱内的堆码、隔垫和加固等工作。在装船过程中，要派人进行监装，随时掌握装船情况和处理工作中所发生的问题。监装人员对一级危险品、重大件、贵重品、特种商品和驳船来货的船边接卸直装工作，要随时掌握情况，防止接卸和装船脱节。
装船完毕，应将大副签发的收货单交原发货单位，凭以调换已装船提单。
19.发送装运通知（Shipping Advice）
对合同规定需要在装船时发出装船通知的应及时发出，特别是由买方自办保险的。如因卖方延迟或没发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成损失的，卖方应承担责任。货物装船后，出口方应及时地向国外客户发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款、赎单、办理进口报关和接货手续。
20.支付运杂费用
船公司为正确核收运费，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量。凡需要预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取。
21.领取运输文件
【1】最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求去做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包含规定船公司和随同提单出的船证明等。
【2】督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司确认书面提单内容。如果提单需要客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
【3】及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。
装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。
22.准备其他单证
【1】商业发票
【2】FORMA 原产地证书
【3】一般原产地证
【4】装运通知
【5】装箱单
【6】其他特殊文件
23.寄送清关文件
支付运杂费以后我们就会收到货代寄给我们的正本提单等运输单据，我们再将之前准备的其它客户要求的清关单证文件一块寄送给客户作清关。需要确保货物到港前一周以上客户收到我们的单证文件。
24.制单办理结汇
交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行审核无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。
25.办理核销退税
核销退税是指企业出口货物后，必须在规定的期限内足额准时收汇，并以出口收汇核销单为主线索向注册地外汇管理局提供必要的单证和按照必要的程序进行出口收汇核销。核销以后，出口企业凭外汇管理局出具的口收汇核销单专用联以及相关的文件办理出口退税，享受出口优惠政策。
26.售后服务跟进
【1】售后指导服务
主要是根据客户的要求给客户提供产品安装、操作使用上的技术指导。通常通过远程协助软件和电话沟通的方式给客户解答和演示。
【2】客诉问题处理
在客户收到货以后，如果产品出现问题，或者因为出口商没有按照合同保证品质，导致客户在目的地市场，出现投诉、索赔等情况，客户会找出口商来解决。
27.客户提议收集
在处理完售后服务工作以后，我们可以在适当的时候给客户发送一些调查资料，询问下客户对我们服务工作的评价，同时可以适当让客户提一些建议，并做好收集。
28.业务登记备案
每单出口业务在完成后要及时作登记，包括电脑登记和书面登记，以便后面查询、统计使用。所有的单证和文件都必须一整套整理留存（例如：PI或合同文件、信用证文件、其他单据、发票等）以备后续查看或者借鉴。
29.业务工作总结
每一笔订单完结以后，业务员需要自行整理相关的方案、单据文件。同时还需要进行流程的梳理和总结归纳。这样将有助于我们积累业务经验。
30.客户关系维护
对于下单的客户我们要做好跟进和维护，平时可以多些互动，以及提供一些有价值的产品和方案资讯，以及进行生活工作方面的互动等。
31.航运信息收集
跟单员平时注意收集运价、航运相关信息（如：航线、船期）等，为业务员报价提供参考！
备注：可以通过添加我的个人微信：kindlymo 获得更多外贸资料！