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【作者简介】：
姚赣南，人民日报海外版原培训部主任、硕士论文答辩委员、新闻培训授课老师，毕业于中国社会科学院研究生院新闻系，新闻专著有《全媒体时代宣传干部新闻采编实务手册》《采编实用技巧88讲》《新闻采写70问》等。
【本文提要】：
写公文看似简单，实际上并不简单。要想写出一篇篇合格的公文，需要了解公文的一些基本概念，掌握公文的语言特点，规避写作中容易出现的错误，学习并运用好AI软件。本文对上述内容进行了充分阐述，可供公文写作者一阅。
在单位里从事写作的人，必须既会写新闻，又会写公文。公文是各单位在管理工作中按照确定程序和特定体式形成的具有相应效力的文字材料，有一定的写作技巧。努力掌握这些技巧，就能成为公文写作高手。
公文的基本概念
行政公文包含两大类：一是行政机关通用公文，如决定、公告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。二是行政机关专用公文，如通缉令、笔录等。
写公文前，先要明确目的和主题，确定公文是要传达信息、请示问题、汇报工作还是下达指令等。根据公文的目的和主题，确定公文的内容和结构。公文写作必须遵守规范格式，包括标题、文号、主送机关、正文、落款等，确保公文的格式正确、规范。
在写作中，语言运用要准确、简洁、明了，避免使用模糊、含混的语言，确保公文的内容能够被准确理解。同时，要尽量使用简洁的语言，避免冗长、复杂的句子和段落。逻辑应当清晰严密，确保公文的内容有条理、有说服力。
弄清楚公文的走向十分重要。上行文是下级向上级的；下行文是上级向下级的；平行文是不相隶属机关（包括同级机关）送达的， 如地方与部队间、各部委间、学校与企业间；泛行文是文件有广泛性，如公告。
写公文时，应当考虑行文的必要，注重效用。部门的内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。联合行文各机关必须是同级。主送单位是对公文负责主办、答复的部门，一个文件一般只有一个主送。抄送只是了解与配合执行，不抄送下级。请示事项不可使用报告，请示是办件，报告是阅件，同级之间不用请示。
在公文写作中容易出现的十大问题是：1、行文方向不明确。2、报告与请示不分。3、请示与意见不分。4、命令、决定、通报吃不准用哪一个。5、行文套话太多。6、行文党政不分。7、内部机构对外行文。8、一文数事。9、同级之间用“请示”。10、口头语言太多。
公文的语言特点
公文的语言特点为明确性、客观性、模式性、庄重性。要求写得明明白白、一目了然，不能含糊不清，要真实、不歪曲，不虚构。
在写作中，语言运用常有一定的模式，如常用这些词句：收悉、原则同意、遵照执行、请予审批、特此通知、妥否，请批示、“为......特作如下通知”“现转发你们，望......”“以上报告，如有不当请指正”“以上报告，如无不妥请批转......”，等等。
写作中要努力戒除口语，如与有关方面一起应写成会同，不认真对待应写成无视，到时候应写成届时，打算在应写成拟于，收到并了解了应写成收悉，等等。
公文中有时会用一些模糊语言。应当明确指出，模糊语言与语言表达模糊不清是两个概念。公文中的模糊语言的表达事项应是正确的、清楚的。
常用的模糊语言有：表示时间：最近、近日、近期、近来、目前、当前、从前、过去、一度、一直、许久、一个时期以来......
表示范围：一些、有些、总的、部分、一部分、广泛、几个、相关、适当、不少......
表示程度：略、很、极其、一定、难以估量、程度不同、原则上、基本上......
表示频率：一再、多次、屡屡、往往、经常、三令五申、接二连三......
表示语气：大约、可能、也许、估计......
如何用好公文写作软件
如何用AI助力写好公文？应当选择合适的软件，目前市场上有许多公文写作软件，如WPS Office、Microsoft Office、公文高手、讯飞公文写作、今日文库等。可以根据自己的需求和使用习惯选择一款适合的软件，熟悉软件功能。了解并学习使用其模板库、素材库和格式调整方法。
一般公文写作软件具有以下功能：
模板库：提供各种公文类型的模板，如通知、报告、请示等。用户可以根据需要选择相应的模板，快速开始写作。
素材库：包含丰富的公文素材，如常用语句、词汇、案例等。在写作过程中，可以随时调用素材库中的内容，提高写作效率。
格式调整：自动调整公文的格式，包括字体、字号、行距、段落间距等。
校对功能：检查公文的语法、拼写错误，提高公文的质量。
在写作公文时，可以充分利用软件提供的模板和素材。首先，根据公文类型选择合适的模板，然后根据实际情况进行修改和完善。在写作过程中，可以从素材库中查找相关的语句和词汇，丰富公文的内容。例如，在写通知时，可以从模板库中选择通知模板，然后根据通知的具体内容，从素材库中查找合适的开头语和结束语。
在写作时要结合本单位的情况输入关键提要的短句，输入正确的、有实质内容的关键词和提要短句十分重要，它可以使生成的公文较符合要求。
用AI生成的公文必须根据实际情况进行补充修改，让领导审核后再发布。