党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。
1、规范公文格式，有利于发挥公文效用。
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效用。
2、规范公文格式，有利于提高办文效率；
3、规范公文格式，有利于降低行政成本。
公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志，是公文质量、机关作风、工作水平的重要表现。按照《条例》第七条规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”，加强对各单位公文处理工作的指导和监督检查，督促办文人员对公文格式严格把关，全面提升公文质量。