按照总公司办公室档案年度集中托管最新要求与指导，同时结合分公司财务、业务档案存放现状及托管需求，山西分公司办公室于2018年6月26日-27日开展第三次档案集中托管工作。
此次集中托管需求部门为分公司财务部、运营服务部，申请托管2014年全省财务档案1130册，共计113箱，；以及2015年全省业务档案1572盒，共计248箱。按照档案托管最新流程与规范，分公司办公室根据财务部及运营服务部提供的托管档案清单进行了OA签报申请审批，并报备总公司办公室；同时，根据分公司托管需求与托管机构进行详细沟通，包括预计周期、工作人员到位时间、物流拉运时间及方式等具体事宜。
此次现场托管工作历时1天半，6月26日下午，托管机构工作人员主要对公司财务、运营需托管档案整理情况进行了查看，双方沟通确定具体的工作开展时间与节奏；6月27日上午，托管机构工作人员分别对财务、运营需托管档案进行了现场清点、核实、锁箱，过程中沟通顺畅，高效完成，共计核实锁箱361箱。同时，根据现场整理工作进度，提前沟通物流车辆拉运时间，且办公室提前与物业进行了拉运时间及电梯专控等事项的沟通协调，确保拉运工作的顺利进行。
此次现场托管工作顺利完成，得益于内外部的顺畅沟通与历次托管工作积累的经验，确保流程规范，手续完备，高效开展；同时，在现场托管过程中，双方互相交流档案工作中的经验，对于档案工作以及托管工作有了更深刻的总结积累，有助于今后更好的协助完成分公司各类档案托管工作。
（山西分公司 康玮颀）