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Outlook 邮件标记功能使用基础教程

Outlook 2021-06-06 17:33:42

邮件标记对于大多数来说可能觉得没有什么卵用,但是通过今天的课程,我希望大家可以说一句:卧槽,原来这么厉害。

这个功能用好了,你的邮件管理(事件、时间管理)方面能飞起。这里,我强烈推荐各位在职场中能用好手头现有的工具,尤其是刚进入职场的小伙伴们。

首先我们来看 – 最好用的邮件管理工具,没有之一。红框标注的是今天的重点。

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

还是按照顺序给大家进行介绍吧,未读和已读:可以批量直接将你的未读邮件或已读邮件转成已读或未读邮件。

如果不想邮箱一打开经常就是成百上千封未读邮件的标志,可以试试这个,这个简直就是处女座和重度邮件收取者的福音。当然这个也希望大家可以慎用,万一真的错过了什么非常重要的邮件呢。

接下来,我们看邮件标记 – 分类:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

这里默认有6种颜色对邮件进行标注,后续如果需要可以进行增加,颜色分类的名称可以自行进行更改,如:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

这里我用了四种,其他的我会进行删除处理。那么如何进行设置呢?如下,点击所有类别:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

弹出对话框:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

点击“重命名”可以直接对文字进行修改,颜色处可以自行选择喜欢的颜色,这里颜色系统只提供了这么多,不可自定义。

你还可以根据自己的习惯添加快捷键,如下:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

当然也可以将自己最常用的一个设置成单击快速进行分类,如下:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

点击之后弹出对话框如下:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

有小伙伴肯定就要问了,我设置了有什么用么?还不是要查找,这个系统肯定想到了,不然设置了找不到结果,那就背离了该功能的初衷。

给大家看看我平时的邮件截图:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

这些小色块就是我设置的邮件分类,单击有色的色块会取消分类,单击无色的色块就会直接设置成我们刚才设置的快速单击分类。

重点来了,怎么迅速找出你的分类?我们来看看具体用法。

在你的邮件界面左侧,拉到最下面,你会发现这个超级不起眼的 – 搜索文件夹,真的是1024一级棒!!!如图:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

鼠标右键单击搜索文件夹,然后点击新建搜索文件夹:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

弹出的对话框中,你可以自定义你的文件夹,如:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

具体操作如下步骤:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

完成确定之后,我们就可以看到在搜索文件夹下生成了一个新的文件夹,我们通过鼠标右键进行选择文件夹名称的更改,如:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

比如,我取个短点的名字,当然你可以更短。

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

但是毕竟这个文件夹在最下面,非常不明显,也不方便,我们可以把它提到最上面,这样一目了然,非常方便使用和查找。

还是鼠标右键,在弹出的菜单中选择如下 – 在收藏夹中显示:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

这样在你左侧收件箱的最上方就会看到:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

我们进入这个文件夹看看效果:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

你分类的邮件就全部在这里了。老板再也不用担心你找不到邮件了!

说完分类,我们接着看看后续标志,虽然在前面的课程中有提到,我就说过我后面会讲的,兑现了哦。

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

红旗虽然多,干倒就行 – 其实你不用关心后面的时间问题,只需要明白红旗是要做的事情,完成之后将红旗去掉或标记完成即可。

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

鼠标左键单击红旗标志就可以点亮设为标记了。

按照上面邮件分类的方法,我们同样可以在收藏夹中设置一个标有后续标志邮件的文件夹,迅速直达做过标记的所有邮件,如下:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

一键直达,有木有:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

红旗和未读邮件一次显示。

对于红旗事件已经结束了,你就可以再次点击将之转为完成状态。

如果你的屏幕够大,你可以开启侧边栏,也能直接看见你标记的邮件主题哦。如下:

30分钟上手OUTLOOK - 邮件标记 

是不是非常方便呢?

看看你还有什么更好的玩法,希望屏幕前的你可以和大家一起来分享,让我们的工作更高效。


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